InsERT w chmurze – wygodniejszy sposób pracy z programami firmowymi

Programy InsERT są wykorzystywane przez tysiące polskich przedsiębiorstw do obsługi sprzedaży, magazynu, księgowości oraz relacji z klientami. Subiekt GT, Subiekt nexo, nexo PRO, Rewizor, Rachmistrz czy Gestor często stanowią podstawowe narzędzia codziennej pracy firmy. Wraz z rozwojem przedsiębiorstwa pojawia się jednak pytanie, czy takie systemy nadal powinny działać wyłącznie na komputerach i serwerach znajdujących się w biurze.

Alternatywą jest przeniesienie środowiska do chmury. Dzięki temu firma może nadal korzystać z dobrze znanego oprogramowania, ale bez konieczności utrzymywania całej infrastruktury we własnej siedzibie. Zmienia się przede wszystkim sposób dostępu do aplikacji i danych, a nie sposób wykonywania codziennych obowiązków.

Na czym polega praca z programami InsERT w chmurze?

W klasycznym modelu baza danych oraz aplikacje działają na lokalnym komputerze lub serwerze. Użytkownicy znajdujący się w biurze łączą się z nim poprzez firmową sieć. Jeżeli chcą pracować spoza siedziby przedsiębiorstwa, trzeba przygotować odpowiedni zdalny dostęp i zadbać o jego bezpieczeństwo.

W modelu chmurowym środowisko serwerowe znajduje się w profesjonalnym Data Center. Programy InsERT oraz ich bazy danych działają na serwerze, a użytkownik łączy się ze swoim środowiskiem za pośrednictwem internetu.

Z punktu widzenia pracownika niewiele się zmienia. Nadal uruchamia Subiekta, Rewizora czy Gestora i korzysta z tych samych funkcji. Różnica polega na tym, że program nie jest już uzależniony od jednego komputera czy serwera stojącego w firmowym biurze.

Insert w chmurze a praca z wielu lokalizacji

Jednym z najważniejszych powodów przechodzenia do środowisk chmurowych jest rosnąca potrzeba mobilności. Firmy posiadają kilka oddziałów, pracownicy działają w terenie, a część zespołu wykonuje swoje obowiązki zdalnie.

W takim modelu insert w chmurze pozwala wszystkim uprawnionym osobom pracować na jednej, centralnej bazie danych. Nie ma potrzeby tworzenia niezależnych kopii informacji dla poszczególnych lokalizacji ani późniejszego ich synchronizowania.

Przykładowo dokument wystawiony przez pracownika w jednym oddziale może być od razu dostępny dla osoby pracującej w centrali. Handlowiec może sprawdzić aktualne dane dotyczące kontrahenta, a właściciel firmy ma dostęp do systemu również wtedy, gdy znajduje się poza biurem.

Centralizacja danych pozwala ograniczyć chaos informacyjny i zmniejsza ryzyko sytuacji, w której różne osoby pracują na nieaktualnych informacjach.

Mniej infrastruktury do utrzymania

Własny serwer wymaga odpowiedniego przygotowania i administracji. Trzeba zadbać o sprzęt, system operacyjny, aktualizacje, bezpieczeństwo, zasilanie oraz kopie zapasowe. W przypadku awarii firma musi również posiadać procedurę przywrócenia działania systemu.

Dla przedsiębiorstwa posiadającego własny dział IT nie musi być to poważnym problemem. Inaczej wygląda sytuacja w małych i średnich firmach, gdzie obsługą infrastruktury często zajmuje się zewnętrzny informatyk lub osoba, dla której IT jest tylko jednym z wielu obowiązków.

Przeniesienie programów InsERT do zarządzanego środowiska chmurowego pozwala ograniczyć liczbę elementów infrastruktury, za które przedsiębiorstwo odpowiada bezpośrednio.

Chmura nie oznacza rezygnacji ze znanych programów

Jednym z częstych nieporozumień jest przekonanie, że przejście do chmury zawsze oznacza zmianę oprogramowania. W przypadku systemów InsERT nie musi tak być.

Firma może nadal korzystać z Subiekta GT, Subiekta nexo, nexo PRO czy innych aplikacji, z którymi pracownicy są już zaznajomieni. Do chmury przenoszone jest środowisko, w którym te programy działają.

Ma to duże znaczenie dla przedsiębiorstw, które przez lata dostosowały sposób pracy do konkretnego oprogramowania, posiadają rozbudowane bazy danych i korzystają z dodatkowych integracji. Migracja infrastruktury nie musi wtedy oznaczać reorganizacji całego biznesu.

Wydajność dopasowana do rozwoju przedsiębiorstwa

Lokalny serwer kupuje się zwykle z myślą o kilkuletniej eksploatacji. Firma musi więc przewidzieć, jakie zasoby będą potrzebne nie tylko obecnie, ale również za kilka lat. Jeżeli przedsiębiorstwo rozwija się szybciej niż zakładano, sprzęt może wcześniej stać się niewystarczający.

Środowisko chmurowe daje większą możliwość dostosowania zasobów do bieżącej sytuacji. Wraz ze wzrostem liczby użytkowników czy wielkości baz można rozbudować środowisko bez konieczności wymiany całego serwera.

Działa to również w drugą stronę. Jeżeli zapotrzebowanie maleje, zasoby mogą zostać odpowiednio dostosowane. Dzięki temu infrastruktura łatwiej nadąża za rzeczywistym rozwojem firmy.

Co z kopiami zapasowymi?

Dane przechowywane w systemach sprzedażowych i księgowych są często jednymi z najważniejszych informacji znajdujących się w przedsiębiorstwie. Utrata bazy Subiekta może oznaczać utratę historii dokumentów, informacji o kontrahentach czy rozrachunkach.

Dlatego backup powinien być elementem infrastruktury zaprojektowanym od początku, a nie dodatkową czynnością wykonywaną od czasu do czasu.

Profesjonalne środowiska chmurowe mogą zapewniać automatyczne wykonywanie kopii zapasowych oraz przechowywanie ich poza podstawowym środowiskiem produkcyjnym. Nadal warto dokładnie sprawdzić politykę backupu konkretnej usługi, częstotliwość wykonywania kopii i możliwości odtworzenia danych.

Bezpieczeństwo dostępu do systemu

Samo przeniesienie programu do chmury nie rozwiązuje automatycznie wszystkich problemów związanych z bezpieczeństwem. Nadal ogromne znaczenie mają silne hasła, odpowiednie uprawnienia użytkowników, aktualizacje oraz kontrola nad tym, kto posiada dostęp do systemu.

Jednocześnie profesjonalna infrastruktura pozwala przenieść część obowiązków związanych z zabezpieczeniem serwerów na wyspecjalizowanego dostawcę. Dla wielu mniejszych przedsiębiorstw jest to prostsze rozwiązanie niż samodzielne utrzymywanie podobnego poziomu zabezpieczeń.

Dla jakich firm InsERT w chmurze ma największy sens?

Nie każda firma musi natychmiast przenosić swoje systemy poza lokalną infrastrukturę. Jeżeli przedsiębiorstwo posiada nowy serwer, pracuje wyłącznie w jednym biurze i nie potrzebuje dostępu zdalnego, obecne rozwiązanie może nadal dobrze spełniać swoją funkcję.

Chmura staje się szczególnie interesująca, gdy firma:

• posiada kilka oddziałów lub punktów sprzedaży,
• potrzebuje regularnego dostępu do systemu spoza biura,
• zatrudnia pracowników mobilnych,
• zwiększa liczbę użytkowników,
• nie chce inwestować w kolejny serwer,
• potrzebuje łatwiejszego skalowania infrastruktury,
• chce przenieść administrację techniczną na wyspecjalizowanego dostawcę.

W takich sytuacjach decyzja o zmianie modelu infrastruktury może wynikać przede wszystkim z realnych potrzeb organizacyjnych, a nie z samej mody na rozwiązania chmurowe.

IntoCloud jako środowisko dla programów InsERT

IntoCloud specjalizuje się w udostępnianiu aplikacji biznesowych w środowisku chmurowym, ze szczególnym uwzględnieniem produktów InsERT. Rozwiązania obejmują między innymi pracę z Subiektem GT, Subiektem nexo i nexo PRO oraz pozostałymi aplikacjami wykorzystywanymi przez przedsiębiorstwa do obsługi sprzedaży, księgowości i klientów.

W zależności od wielkości i potrzeb firmy możliwe jest wykorzystanie prostszego środowiska dla niewielkich przedsiębiorstw, rozwiązania dedykowanego lub bardziej rozbudowanej chmury prywatnej. Dzięki temu infrastruktura może być dopasowana do rzeczywistej skali działalności.

Dla przedsiębiorstwa oznacza to możliwość zachowania używanego oprogramowania InsERT przy jednoczesnym uniezależnieniu go od pojedynczego serwera znajdującego się w siedzibie firmy.

InsERT w chmurze nie jest więc zupełnie nowym sposobem obsługi sprzedaży czy księgowości. To przede wszystkim inny model utrzymywania infrastruktury, który może ułatwić pracę wielooddziałową, dostęp zdalny i dalszy rozwój przedsiębiorstwa. Jeżeli lokalny serwer zaczyna ograniczać organizację pracy albo zbliża się moment jego wymiany, warto porównać oba modele i sprawdzić, który lepiej odpowiada aktualnym potrzebom firmy.