Programy InsERT w chmurze – jak firma może pracować bez własnego serwera

Subiekt, Rewizor, Gestor czy Rachmistrz to programy, które w wielu polskich firmach odpowiadają za kluczowe elementy codziennej pracy. Obsługa sprzedaży, magazynu, księgowości czy relacji z klientami często opiera się właśnie na rozwiązaniach firmy InsERT. Klasyczny model zakłada instalację oprogramowania na komputerach i serwerze znajdującym się w siedzibie przedsiębiorstwa. Nie jest to jednak jedyny sposób pracy. Alternatywą jest przeniesienie całego środowiska do chmury.

Takie rozwiązanie szczególnie dobrze sprawdza się w przedsiębiorstwach, które potrzebują dostępu do systemu z kilku lokalizacji, zatrudniają pracowników terenowych albo po prostu nie chcą utrzymywać własnej infrastruktury serwerowej. Program nadal działa w znanym użytkownikowi środowisku, ale jego baza danych i zaplecze techniczne znajdują się na serwerze zarządzanym przez zewnętrznego dostawcę.

Dlaczego własny serwer nie zawsze jest najlepszym rozwiązaniem?

Lokalny serwer daje firmie dużą kontrolę nad środowiskiem, ale jednocześnie oznacza odpowiedzialność za jego działanie. Trzeba kupić odpowiedni sprzęt, skonfigurować system, zadbać o aktualizacje, bezpieczeństwo, kopie zapasowe oraz reagować na ewentualne awarie.

W przypadku kilku stanowisk początkowo może wydawać się to prostym rozwiązaniem. Sytuacja komplikuje się jednak, gdy firma zaczyna się rozwijać. Pojawiają się kolejne oddziały, pracownicy chcą korzystać z programu poza biurem, a baza danych staje się coraz większa. Wtedy infrastruktura, która jeszcze niedawno była wystarczająca, zaczyna ograniczać organizację pracy.

Chmura pozwala przenieść znaczną część tej odpowiedzialności poza przedsiębiorstwo. Nie oznacza to zmiany programu na wersję przeglądarkową. Użytkownik nadal może pracować ze znanym Subiektem GT czy nexo PRO, ale aplikacja jest uruchamiana w zdalnym środowisku serwerowym.

InsERT w chmurze – dostęp do programu niezależnie od lokalizacji

Jednym z dostawców specjalizujących się właśnie w takim modelu jest IntoCloud, marka należąca do API STUDIO. Firma koncentruje się na udostępnianiu programów InsERT i aplikacji biznesowych w środowisku chmurowym. Rozwiązanie wykorzystuje między innymi technologię zdalnego pulpitu RDP, dzięki czemu użytkownik może korzystać ze swojego programu bez konieczności fizycznego przebywania w miejscu, w którym znajduje się serwer.

Usługa InsERT w chmurze pozwala pracować między innymi z Subiektem GT, Subiektem nexo i nexo PRO, Rewizorem, Gestorem oraz Rachmistrzem. W praktyce firma może więc przenieść do jednego środowiska najważniejsze narzędzia wykorzystywane do obsługi sprzedaży, magazynu czy księgowości.

Takie podejście jest szczególnie przydatne przy pracy wielooddziałowej. Poszczególne placówki nie muszą posiadać oddzielnych baz danych. Pracownicy mogą korzystać z jednej, centralnej bazy, dzięki czemu informacje o dokumentach, kontrahentach czy stanach magazynowych pozostają aktualne dla wszystkich użytkowników.

Subiekt poza biurem

Zdalny dostęp zmienia także sposób korzystania z Subiekta przez właścicieli firm i handlowców. Pracownik znajdujący się poza siedzibą przedsiębiorstwa może uzyskać dostęp do aktualnych informacji bez kopiowania bazy czy późniejszej synchronizacji danych.

Ma to znaczenie zarówno podczas pracy z domu, jak i w przypadku przedstawicieli handlowych czy przedsiębiorstw posiadających kilka lokalizacji. Środowisko IntoCloud może być dostępne z komputerów działających pod kontrolą Windows, macOS czy Linux, a także urządzeń mobilnych obsługujących odpowiedniego klienta zdalnego pulpitu. IntoCloud wskazuje również możliwość współpracy z urządzeniami zewnętrznymi, takimi jak drukarki fiskalne, czytniki kodów kreskowych czy urządzenia służące do składania podpisu elektronicznego.

Chmura dopasowana do wielkości przedsiębiorstwa

Nie każda firma potrzebuje takiej samej infrastruktury. Mikroprzedsiębiorstwo korzystające z jednego lub dwóch stanowisk ma zupełnie inne potrzeby niż przedsiębiorstwo posiadające kilka oddziałów i wiele aplikacji biznesowych.

Dlatego IntoCloud oferuje kilka modeli usług. Chmura ECO jest przeznaczona przede wszystkim dla mniejszych podmiotów korzystających z programów InsERT GT lub nexo. Dla firm wymagających własnego środowiska dostępne są rozwiązania dedykowane, pozwalające między innymi na wykorzystanie własnego serwera Active Directory, prywatnej sieci VPN oraz dodatkowego oprogramowania. Bardziej rozbudowane organizacje mogą natomiast korzystać z chmury prywatnej obejmującej serwery wirtualne, przestrzeń dyskową i zasoby sieciowe.

Taki podział pozwala dobrać infrastrukturę do aktualnej wielkości przedsiębiorstwa zamiast kupować serwer z dużym zapasem mocy, który być może przez kilka kolejnych lat nie zostanie wykorzystany.

Co z bezpieczeństwem danych?

Przeniesienie systemów biznesowych poza siedzibę przedsiębiorstwa naturalnie rodzi pytania o bezpieczeństwo. W przypadku profesjonalnej usługi chmurowej należy jednak porównywać ją nie z teoretycznie idealnym serwerem lokalnym, lecz z tym, jak infrastruktura rzeczywiście wygląda w wielu małych firmach.

Lokalny komputer lub serwer może ulec awarii, a backup znajdujący się w tym samym pomieszczeniu nie zawsze chroni przed poważniejszym zdarzeniem. IntoCloud deklaruje szyfrowanie połączeń oraz wykonywanie regularnych kopii zapasowych, w tym kopii przechowywanych poza podstawowym środowiskiem. Firma korzysta z infrastruktury Data Center ATMAN i zajmuje się również administracją oraz aktualizacjami udostępnianych środowisk.

Nie zwalnia to przedsiębiorstwa z rozsądnego zarządzania kontami i hasłami, ale pozwala przenieść znaczną część obowiązków technicznych na dostawcę specjalizującego się w utrzymywaniu takich systemów.

Chmura nie musi oznaczać zmiany całego sposobu pracy

Jedną z największych zalet takiego modelu jest możliwość zachowania programów, które pracownicy już znają. Migracja do chmury nie musi oznaczać porzucenia Subiekta GT czy przechodzenia na zupełnie inny system tylko dlatego, że przedsiębiorstwo potrzebuje pracy zdalnej.

IntoCloud specjalizuje się właśnie w połączeniu klasycznych programów InsERT z infrastrukturą chmurową. Firma dostarcza środowisko, administruje nim i umożliwia zdalny dostęp do aplikacji, podczas gdy użytkownik nadal wykonuje codzienne zadania w dobrze znanym systemie.

Dla przedsiębiorstwa może to być znacznie prostsza droga do modernizacji infrastruktury niż wymiana całego oprogramowania. Szczególnie gdy Subiekt, nexo PRO czy inne programy InsERT są już mocno związane z procesami zachodzącymi w firmie.

Przeniesienie aplikacji do chmury warto więc rozważyć nie tylko jako sposób na pracę zdalną. To również możliwość ograniczenia własnej infrastruktury serwerowej, uporządkowania kopii zapasowych, scentralizowania danych i łatwiejszego dostosowania zasobów do rozwoju przedsiębiorstwa. W firmach, które od lat korzystają z produktów InsERT, może być to naturalny kolejny etap rozwoju środowiska IT.